Manajemen Event

Even diklat

·        Even diklat dapat diadakan untuk umum atau in house

·   Even diklat, out put-nya lebih mudah diukur. Artinya, EO bisa langsung bertanya pada peserta apakah memahami/tujuan diklat tercapai.

Bentuk even diklat :

-          Workshop

-          Seminar

-          Pelatihan

-          Lokakarya

-          Workshop sebagai bagian dari even diklat

-          Dalam buku Seri Pintar PR 400 Istilah PR dan Media, Ima Hardiman (2006:136), Workshop adalah lokakarya yang disertai dengan pendalaman materi dan jumlah pesertanya dibatasi, karena ada aspek pelatihan, penggunaan alat, studi kasus dan pembahasan.

Tujuan even diklat :

·         Workshop   : untuk membahas hal yang bersifat khusus atau teknik

·         Seminar      : untuk membahas suatu hal yang bersifat umum

·         Pelatihan    : untuk pendidikan dan ketrampilan

·      Lokakarya : membahas sesuatu yang bersifat tunggal, umumnya pesertanya berasal dari tempat yang sama dan jumlah pesertanya banyak

Yang Mengadakan Even Diklat:

·         EO                                                                           -  HRD

·         Panitia dari organisasi tertentu                                -  Departemen Promosi

·         Markom perusahaan                                                -  Humas Perusahaan

Pemasukan :

-          APBD                                                                       -   Anggaran organisasi tertentu

-          Sponsor                                                                     -   Peserta

Yang diperlukan dalam even diklat:

-          Pemilihan venue, didasarkan pada kenyamanan, keamanan, kelengkapan fasilitas:

o    kesan bergengsi dan prestis

o    meeting room hotel

o    aula

o    function room perusahaan

-          Pemilihan waktu (kapan, berapa lama)

-          Pemilihan topik seminar

-          Pemilihan pembicara

Penetapan biaya dalam even diklat:

-          Jumlah peserta                       -   Berapa persen profit yang ingin dicapai

-          Harga venue/BF                     -   Biaya pembicara

-          Biaya penginapan                   -   Biaya operasional : lampu, LCD, Sound, dll

-          Biaya promosi        

               

Anggaran dalam even diklat:

-          Honor pembicara dan moderator

-          Biaya sewa venue

-          Biaya catering

-          Biaya pengadaan materi seminar

-          Sertifikat dan plakat

-          Materi (hand out)

-          Spanduk

-          Backdrop

-          Panggung dan dekorasi

-          Suvenir , contoh: tas, note book, pulpen, dll

-          Dokumentasi

-          LCD dan sound system

-          Dll

Persiapan di r.even diklat:

-          Greeter

-          Alat tulis (white board, spidol, LCD, Laptop, laser poin, dll)

-          Setting kursi untuk pembicara dan peserta

-          Sound system (berapa mic, mixer, dll)

-          Papan nama

-          Name tag

-          Buku tamu

-          Seminar kit

-          Sertifikat

-          dll           

Hambatan dalam even diklat:

n  Sebelum Hari H

                - peserta tidak terpenuhi

                - pembicara membatalkan acara

                - lokasi acara tidak memungkinkan

n  Setelah Acara

                - kesalahan memberikan plakat

                - sertifikat peserta belum jadi

n  Saat Acara

                - pembicara datang terlambat

                - peserta melebihi ruangan

                - AC kurang dingin

                - mati lampu

                - catering kurang sesuai

                - masalah kesehatan peserta

                - peserta bosan

EVEN LIBURAN

Tujuan:

•          Sarana hiburan bagi karyawan

•          Sarana mempererat hubungan karyawan

•          Sarana liburan sekolah

•          Bagi pengelola even, even liburan menjadi alternatif  pemasukan

Jenis2:

•          Tour atau perjalnan wisata

•          Outbond

•          Aneka show unik

•          Pameran binatang lucu

•          Acara games

•          Seminar dengan tema ringan

•          Family gathering

•          Family day

•          Reuni

•          Dsb

Persiapan:

•          Pemesanan kendaraan (transportasi), tempat, pembawa acara

•          Pengumuman kepada calon peserta membutuhkan waktu yang relatif panjang

•          Faktor keamanan dan keselamatan

•   h   Faktor kesehatan, perhatikan peserta yang memiliki penyakit khusus, artinya  rumah sakit, klinik juga harus tersedia di sekitar lokasi

Manfaat:

•          Mengakrabkan karyawan atau anggota organisasi

•          Menyalurkan bakat terpendam

•          Memberi hiburan yang positif

•          Penyegaran setelah berapa lama beraktivitas rutin

•          Membangun semangat dan menghilangkan kebosanan

Rekanan dalam even liburan:

•          Panitia Pemandu

•          Manager HRD

•          Pihak Travel

•          Pihak Hotel

•          Pihak Outbond

•          Instruktur

•          Transportasi

•          Petugas kesehatan

EVEN PAMERAN

•       Sebagai kegiatan eksternal Humas

•       Sebagai ajang promosi

•       Dalam sekala kecil umumnya disebut bazaar

•       Dalam prakteknya, pameran berisi kegiata lain: talk show, musik, pemutaran film, gams, dll

•       Tujuannya: mengundang sebanyak-banyaknya pengunjung

Manfaat:

•       Sebagai tempat alternatif untuk berjualan

•       Memperbaiki & mempertahankan citra produk/jasa

•       Demonstrasi, dan dialog kepada calon pelanggan dan pengunjung

•       Informasi bagi pembeli

•       Penjajakan bagi pesaing

•       Mencari partner usaha/investor, dll

Klasifikasi:

•       Berdasarkan target pengunjung:

                1. Business to business

                2. Business to consumer

                3. Government to Government

•       Berdasarkan jenis

                1. barang

                2. jasa

•       Berdasarkan sifat

                1. umum

                2. khusus (tematik)

                3. bersama

                4. patungan

•       Berdasarkan lingkup geografis

                1. lokal

                2. nasional

                3. internasional

•       Berdasarkan frekuensi

                1. berkala

                2. insidental

•       Berdasarkan skala

1.        Skala besar

2.        Skala sedang

3.        Skala kecil

•       Berdasarkan lokasi

                1. luar ruangan

                2. dalam ruangan dan terbatas

                3. roadshow

•       Berdasarkan waktu

                1. pameran jangka waktu yang panjang

                2. pameran jangka waktu yang pendek

Perencanaan pameran:

•       Menentukan tema

•       Riset

•       Menentukan jenis pameran

•       Menentukan SDM

•       Menentukan tempat

•       Menentukan waktu

•       Menetukan fasilitas pendukung

•       Faktor kebersihan dan keamanan

•       Anggaran pameran

•       Menentukan acara pendukung

•       Menentukan ukuran stan, disain, dll

ADMINISTRASI EVEN

•          Sofie Beatrix dalam “I Love To Organize”, sebagai seorang yang berkecimpung dalam dunia even, diharapkan memiliki kemampuan interpersonal yang baik, caranya:

                - ahli menulis   ----- menulis surat penawaran

•          Yang dimaksud dengan administrasi even, adalah kegiatan kesekretariatan dan surat menyurat

•          Beberapa hal yang ada di dalam kegiatan ini:

                - surat penawaran

                - surat kesediaan menjadi sponsor

                - surat kesediaan menyewa stand

                - kelengkapan kegiatan acara: run down, paket sponsorship, dll