Wednesday, July 20, 2011

Manajemen Event

0

Even diklat

·        Even diklat dapat diadakan untuk umum atau in house
·   Even diklat, out put-nya lebih mudah diukur. Artinya, EO bisa langsung bertanya pada peserta apakah memahami/tujuan diklat tercapai.
Bentuk even diklat :
-          Workshop
-          Seminar
-          Pelatihan
-          Lokakarya

-          Workshop sebagai bagian dari even diklat
-          Dalam buku Seri Pintar PR 400 Istilah PR dan Media, Ima Hardiman (2006:136), Workshop adalah lokakarya yang disertai dengan pendalaman materi dan jumlah pesertanya dibatasi, karena ada aspek pelatihan, penggunaan alat, studi kasus dan pembahasan.
Tujuan even diklat :
·         Workshop   : untuk membahas hal yang bersifat khusus atau teknik
·         Seminar      : untuk membahas suatu hal yang bersifat umum
·         Pelatihan    : untuk pendidikan dan ketrampilan
·      Lokakarya : membahas sesuatu yang bersifat tunggal, umumnya pesertanya berasal dari tempat yang sama dan jumlah pesertanya banyak

Yang Mengadakan Even Diklat:
·         EO                                                                           -  HRD
·         Panitia dari organisasi tertentu                                -  Departemen Promosi
·         Markom perusahaan                                                -  Humas Perusahaan

Pemasukan :
-          APBD                                                                       -   Anggaran organisasi tertentu
-          Sponsor                                                                     -   Peserta

Yang diperlukan dalam even diklat:
-          Pemilihan venue, didasarkan pada kenyamanan, keamanan, kelengkapan fasilitas:
o    kesan bergengsi dan prestis
o    meeting room hotel
o    aula
o    function room perusahaan
-          Pemilihan waktu (kapan, berapa lama)
-          Pemilihan topik seminar
-          Pemilihan pembicara

Penetapan biaya dalam even diklat:
-          Jumlah peserta                       -   Berapa persen profit yang ingin dicapai
-          Harga venue/BF                     -   Biaya pembicara
-          Biaya penginapan                   -   Biaya operasional : lampu, LCD, Sound, dll
-          Biaya promosi        
               
Anggaran dalam even diklat:


-          Honor pembicara dan moderator
-          Biaya sewa venue
-          Biaya catering
-          Biaya pengadaan materi seminar
-          Sertifikat dan plakat
-          Materi (hand out)
-          Spanduk
-          Backdrop
-          Panggung dan dekorasi
-          Suvenir , contoh: tas, note book, pulpen, dll
-          Dokumentasi
-          LCD dan sound system
-          Dll


Persiapan di r.even diklat:


-          Greeter
-          Alat tulis (white board, spidol, LCD, Laptop, laser poin, dll)
-          Setting kursi untuk pembicara dan peserta
-          Sound system (berapa mic, mixer, dll)
-          Papan nama
-          Name tag
-          Buku tamu
-          Seminar kit
-          Sertifikat
-          dll           


Hambatan dalam even diklat:


n  Sebelum Hari H
                - peserta tidak terpenuhi
                - pembicara membatalkan acara
                - lokasi acara tidak memungkinkan
n  Setelah Acara
                - kesalahan memberikan plakat
                - sertifikat peserta belum jadi

n  Saat Acara
                - pembicara datang terlambat
                - peserta melebihi ruangan
                - AC kurang dingin
                - mati lampu
                - catering kurang sesuai
                - masalah kesehatan peserta
                - peserta bosan



EVEN LIBURAN
Tujuan:
          Sarana hiburan bagi karyawan
          Sarana mempererat hubungan karyawan
          Sarana liburan sekolah
          Bagi pengelola even, even liburan menjadi alternatif  pemasukan

Jenis2:


          Tour atau perjalnan wisata
          Outbond
          Aneka show unik
          Pameran binatang lucu
          Acara games
          Seminar dengan tema ringan
          Family gathering
          Family day
          Reuni
          Dsb


Persiapan:
          Pemesanan kendaraan (transportasi), tempat, pembawa acara
          Pengumuman kepada calon peserta membutuhkan waktu yang relatif panjang
          Faktor keamanan dan keselamatan
   h   Faktor kesehatan, perhatikan peserta yang memiliki penyakit khusus, artinya  rumah sakit, klinik juga harus tersedia di sekitar lokasi

Manfaat:


          Mengakrabkan karyawan atau anggota organisasi
          Menyalurkan bakat terpendam
          Memberi hiburan yang positif
          Penyegaran setelah berapa lama beraktivitas rutin
          Membangun semangat dan menghilangkan kebosanan


Rekanan dalam even liburan:


          Panitia Pemandu
          Manager HRD
          Pihak Travel
          Pihak Hotel
          Pihak Outbond
          Instruktur
          Transportasi
          Petugas kesehatan




EVEN PAMERAN

       Sebagai kegiatan eksternal Humas
       Sebagai ajang promosi
       Dalam sekala kecil umumnya disebut bazaar
       Dalam prakteknya, pameran berisi kegiata lain: talk show, musik, pemutaran film, gams, dll
       Tujuannya: mengundang sebanyak-banyaknya pengunjung
Manfaat:


       Sebagai tempat alternatif untuk berjualan
       Memperbaiki & mempertahankan citra produk/jasa
       Demonstrasi, dan dialog kepada calon pelanggan dan pengunjung
       Informasi bagi pembeli
       Penjajakan bagi pesaing
       Mencari partner usaha/investor, dll


Klasifikasi:


       Berdasarkan target pengunjung:
                1. Business to business
                2. Business to consumer
                3. Government to Government
       Berdasarkan jenis
                1. barang
                2. jasa
       Berdasarkan sifat
                1. umum
                2. khusus (tematik)
                3. bersama
                4. patungan


       Berdasarkan lingkup geografis
                1. lokal
                2. nasional
                3. internasional
       Berdasarkan frekuensi
                1. berkala
                2. insidental
       Berdasarkan skala
1.        Skala besar
2.        Skala sedang
3.        Skala kecil
       Berdasarkan lokasi
                1. luar ruangan
                2. dalam ruangan dan terbatas
                3. roadshow
       Berdasarkan waktu
                1. pameran jangka waktu yang panjang
                2. pameran jangka waktu yang pendek


Perencanaan pameran:


       Menentukan tema
       Riset
       Menentukan jenis pameran
       Menentukan SDM
       Menentukan tempat
       Menentukan waktu
       Menetukan fasilitas pendukung
       Faktor kebersihan dan keamanan
       Anggaran pameran
       Menentukan acara pendukung
       Menentukan ukuran stan, disain, dll




ADMINISTRASI EVEN
          Sofie Beatrix dalam “I Love To Organize”, sebagai seorang yang berkecimpung dalam dunia even, diharapkan memiliki kemampuan interpersonal yang baik, caranya:
                - ahli menulis   ----- menulis surat penawaran
          Yang dimaksud dengan administrasi even, adalah kegiatan kesekretariatan dan surat menyurat
          Beberapa hal yang ada di dalam kegiatan ini:
                - surat penawaran
                - surat kesediaan menjadi sponsor
                - surat kesediaan menyewa stand
                - kelengkapan kegiatan acara: run down, paket sponsorship, dll


0 komentar:

Post a Comment

Apakah blog ini bermanfaat bagi anda ?

Blog ini dilindungi oleh hak cipta. Cantumkan link blog ini apabila menyalin sebagian/seluruh data. Powered by Blogger.